Kleine und mittelständische Handwerksbetriebe stehen vor großen Herausforderungen. Neben ihrer eigentlichen handwerklichen Tätigkeit wird es im Wettbewerb nämlich immer entscheidender, wie gut ein Betrieb digital aufgestellt ist. Die Zeiten, in den Rechnungen in Word erstellt und Angebote vielleicht sogar handschriftlich kalkuliert wurden, sind vorbei. Warum? Weil es alternative Lösungen gibt, die Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Professionalität erhöhen. Die Nutzung einer Handwerkersoftware unterstützt zudem auch bei der Weiterentwicklung des Betriebs.
Die Digitalisierung ist auch im Handwerk angekommen und die Entwicklung wird sich weiter fortsetzen. In diesem Artikel zeigen wir dir die Vorteile auf, die eine Handwerkersoftware bietet. Wenn du wissen möchtest, welche die geeignete Lösung für dein Unternehmen ist, dann sprich uns einfach an.
Eine Software für Handwerker ersetzt unterschiedliche Einzellösungen
Mit welchen Programmen arbeitest du, um die Stammdaten zu verwalten, um Rechnungen zu erstellen oder die Termine und Touren deiner Mitarbeiter zu planen? Unsere Erfahrung zeigt, dass sehr viele Handwerker noch immer mit einfachen Microsoft Office Produkten arbeiten. Das liegt daran, weil das die Produkte sind, die bekannt und sofort zugänglich sind. Deshalb greift man auf diese zurück und sie haben sich ja auch bewährt. Wenn ein Prozess erstmal etabliert ist, kümmert man sich in der Regel nicht mehr darum – es läuft ja. Doch was sagst du dazu, wenn du von uns erfährst, dass es besser laufen könnte?
Eine Handwerkersoftware ist auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Gewerke wie Maler, Maurer oder Elektriker zugeschnitten und sie vereint unterschiedliche Software-Lösungen in einem Programm. Du brauchst nur eine Software starten und das entsprechende Modul oder den benötigten Eingabebereich auswählen und kannst sofort loslegen. Vorgefertigte Formatvorlagen erleichtern die Arbeit zusätzlich, denn sie sind speziell auf die Bedürfnisse des Handwerks zugeschnitten. Außerdem brauchst du nicht mehr lange zu überlegen, in welchem Ordner du die Dokumente abspeichern musst. Auch eine DATEV-Schnittstelle für den GoBD-konformen Rechnungsexport bieten die ERP-Lösungen. Dank der Software können auch Kollegen und Mitarbeiter alles im Handumdrehen wiederfinden. Das spart enorm viel Zeit und reduziert Frust, denn bedenke, diese Tätigkeiten werden mehrfach pro Tag ausgeführt.
Eine professionelle Softwarelösung spart Zeit und reduziert Fehler
Eine Handwerkersoftware bietet unter anderem den Vorteil, dass Stammdaten gespeichert und unterschiedliche Dokumente miteinander verknüpft werden können. Du musst also nicht jedes Mal – im Angebot, in der Auftragsbestätigung, in der Rechnung – die Adressdaten eines Kunden neu eingeben. Außerdem kannst du mit einer Handwerkersoftware zum Beispiel deinen Lagerbestand verwalten oder ein Angebot kalkulieren und erhältst verlässliche Daten, ohne dass du sie mit dem Taschenrechner kontrollieren oder dich darauf verlassen musst, dass die hinterlegte Formel funktioniert. Zudem bieten viele Hersteller Schnittstellen zur Finanzbuchhaltungssoftware oder zum Materialeinkauf an, so dass auch diese Daten verlässlich übernommen bzw. übergeben werden können.
Auch Monteure und Außendienstmitarbeiter profitieren von einer geeigneten Software
Auch außerhalb des Büros bietet eine Handwerkersoftware viele Vorteile – sofern sie mobil genutzt werden kann. Deine Mitarbeiter installieren einfach die dazugehörige App auf ihrem Handy oder Tablet und schon können sie unterwegs auf den passenden Auftrag zugreifen und Daten eingeben. Unmengen an Zetteln, auf denen man die Handschrift nicht erkennen kann oder die durcheinandergeraten sind, gehören damit eindeutig der Vergangenheit an. Selbst spontane Besuche bei einem Kunden sind so möglich, ohne dass man vorher ins Büro fahren muss, um den Zettel mit den Informationen zum Auftrag abzuholen. Klingt interessant, oder?
Handwerker Software hilft in Zeiten des Personalmangels
Natürlich kann eine Software für das Handwerk keinen Mitarbeiter ersetzen, aber dennoch leistet sie einen wichtigen Beitrag. Denn die Arbeit mit der Software verbessert die Abläufe und spart wie bereits erwähnt Zeit. Es sind zwar für jeden Arbeitsschritt nur ein paar Minuten, doch es handelt sich um wiederkehrende Arbeitsschritte, die mehrmals täglich durchgeführt werden. Das Potenzial ist enorm. Durch die Möglichkeit der mobilen Dateneingabe per App können sogar die Monteure bei der Verwaltung unterstützen.
Ein weiterer positiver Effekt besteht darin, dass dein Unternehmen attraktiver für Bewerber wird. Wer gerade auf Jobsuche ist, schaut in der Regel auf genau solche Dinge – wie ist der Betrieb aufgestellt und wie sind die Arbeitsbedingungen. Eine gut ausgebildete Kraft entscheidet sich in der Regel nicht für veraltete Arbeitsweisen und umständliche IT-Lösungen. Verständlich, oder? Wenn dein Handwerksbetrieb fortschrittlich und digital arbeitet, kannst du das direkt in der Stellenausschreibung erwähnen. Eine Aussage wie: „Nutzung einer Handwerker-App für die Dokumentation“ könnte das Interesse der Bewerber wecken.
Eine Software für Handwerker hilft bei der Weiterentwicklung
Wie ist dein Handwerksbetrieb für die Zukunft aufgestellt? Möchtest du wachsen und weitere Mitarbeiter einstellen? Oder planst du die Eröffnung eines weiteren Standorts in einer anderen Stadt? Oder möchtest du dein Angebot um weitere Produkte oder Dienstleistungen erweitern, um dich breiter aufzustellen? Egal, welche Zukunftspläne du hast, dafür braucht es eine geeignete Software. Mit Office Programmen stößt du ganz schnell an deine Grenzen und bist außerdem nicht wettbewerbsfähig. Um eine reibungslose Einführung der Software zu ermöglichen, solltest du sie schon vor der Expansion einsetzen.
Zeiterfassung – gesetzliche Vorgaben erfüllen
Zeit Erfassung der Mitarbeiter ist für Handwerker aus unterschiedlichen Gründen wichtig. Einerseits, um den Kundenauftrag korrekt abrechnen zu können, denn die geleisteten Stunden sind die Basis der Abrechnung. Das kann man zwar theoretisch auch handschriftlich tun – der Kunde überprüft das ja nicht – aber diese Vorgehensweise ist fehleranfällig und umständlich, denn so müssen die Abrechnungskraft dem Monteur „hinterherrennen“, um die Informationen zu erhalten. Eine Softwarelösung zur Zeiterfassung löst dieses Problem.
Mittlerweile gibt es darüber hinaus eine gesetzliche Verpflichtung der Arbeitgeber, die Arbeitszeiten nachprüfbar zu erfassen, und zwar um Mitarbeitende vor unbezahlten Überstunden zu schützen. Mit einer Handwerkersoftware kannst Du die Zeiten sogar mobil erfassen und automatisch speichern.
Handwerkersoftware in der Cloud nutzen
Wenn du die Software flexibel und unabhängig vom Endgerät nutzen möchtest wie zum Beispiel im Home Office oder von unterwegs, empfehlen wir dir die Nutzung der Software in der Cloud. Auf diese Weise können zum Beispiel deine Mitarbeiter von zu Hause Rechnungen erstellen oder direkt beim Kunden vor Ort die Daten des Auftrags per Handy oder Tablet in die Software eintragen und in der Cloud speichern. Alle Kollegen haben dann sofort online Zugriff auf diese Daten und können zum Beispiel bereits das Material bestellen, bevor der Mitarbeiter zurück am Standort ist. Auf die gleiche Weise können natürlich auch Kundendaten eingesehen werden, sodass immer eine aktuelle Auskunft gegeben werden kann, selbst wenn ein anderer Kollege den letzten Wartungstermin übernommen hat. Die Nutzung der Software in der Cloud ist denkbar einfach. Sprich uns dazu einfach an. Weitere Vorteile sind:
- Die Cloud ist mit allen Betriebssystemen nutzbar (Windows, Android oder Apple iOS).
- Die Server werden in Deutschland betrieben.
- Du kannst von jedem beliebigen Endgerät arbeiten und brauchst lediglich einen Internetzugang.
- Du arbeitest stets mit der aktuellen Version.
- Die Nutzung ist datenschutzkonform.
FAQ
Was ist eine Handwerkersoftware?
Eine Software für das Handwerk ist speziell auf die Bedürfnisse der Branche zugeschnitten. Sie vereint verschiedenste Funktionen, die in der täglichen Arbeit benötigt werden in einem Programm. Beispiele sind: Angebote und Rechnungen erstellen, Preise kalkulieren, Kundeninfos speichern und abrufen, mobile Zeiterfassung und vieles mehr. Dadurch spart du Zeit, Geld und reduzierst Fehler.
Welche Handwerkersoftware ist zu empfehlen?
Es gibt verschiedene Anbieter von Software speziell für Handwerker. Der Leistungsumfang ist in vielen Bereichen ähnlich, doch es gibt natürlich auch Abweichungen. Grundsätzlich solltest du prüfen, welche Module du in deinem Handwerksbetrieb benötigst, denn überdimensioniert sollte das Produkt nicht sein. Sehr gute Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen sind zum Beispiel blue:solution – tophandwerk oder HERO. Sprich uns gerne an, damit wir deinen Bedarf abstimmen und eine geeignete Handwerkersoftware empfehlen können, die deinem individuellen Bedarf entspricht.
Welche Handwerkersoftware ist die beste?
Die beste Handwerkersoftware ist die, die deine individuellen Bedürfnisse erfüllt und die unkompliziert für dich zu bedienen ist. Es gibt eine Reihe sehr guter Angebote für das Handwerk wie zum Beispiel MOSER Software, TAIFUN, blue:solution – TopKontor Handwerk oder HERO. Wir empfehlen dir, die Wunschsoftware zu testen, bevor du dich für sie entscheidest. Denn den Anbieter später erneut zu wechseln ist mit zusätzlichem Aufwand verbunden.